Transparence et proximité : Deux piliers fondamentaux à la mobilisation

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Par Joanie Ross
Directrice, culture et recrutement

Notre mission est de bâtir la meilleure équipe, l’endroit idéal où travailler et un monde meilleur. Pour nous, la meilleure équipe est celle qui peut compter les uns/unes sur les autres et se faire mutuellement confiance. Nous croyons que cette confiance s’acquiert principalement via la transparence dans nos communications, chose que nous nous efforçons de faire depuis le jour 1. 

Je dis « efforçons » parce que partager l’information au sein d’une entreprise n’est pas toujours simple. C’est en se questionnant sur les raisons qui nous poussent à être transparents et en trouvant les outils les plus efficaces pour partager l’information que nous arrivons à défaire les barrières qui séparent trop souvent les gestionnaires des autres membres de l’équipe. Dans cette optique, je vous partage les raisons pour lesquelles la transparence est importante pour nous, les nombreux bénéfices que nous y voyons et notre manière de l’appliquer au quotidien ainsi qu’en temps de crise. 

Plus informés, plus soudés

Si les gens que nous embauchons correspondent à nos valeurs, sont allumés, curieux et ouverts d’esprit, il ne faut pas se surprendre qu’une fois en poste, ils aient le goût de comprendre comment nous faisons les choses et pourquoi. 

Il faut avoir confiance en notre équipe et l’équipe doit avoir confiance en la compagnie pour laquelle elle travaille. Une belle marque de confiance est d’abord de communiquer la direction et les objectifs de l’entreprise et de demander aux gens d’y contribuer. Il est beaucoup plus facile d’atteindre un objectif si nous connaissons la cible, et de trouver une solution si nous connaissons la problématique. Ça nous est tous déjà arrivé d’être bloqués sur un problème pendant des heures, nous acharner pour trouver la solution et finalement nous résigner à demander l’aide. Résultat : un collègue réussit enfin à nous débloquer. C’est exactement ce que nous essayons de reproduire à plus grande échelle. Lorsque nous faisons face, par exemple, à un projet qui prend soudainement une tangente imprévue, nous partageons la situation avec l’équipe pour mieux la surmonter ensemble. Il est toujours fascinant de constater à quel point les gens se retroussent les manches et les idées émergent. Du même coup, cette collaboration renforce l’efficacité organisationnelle.

Les bénéfices que nous en retirons sont tangibles et nombreux ; une communication franche et ouverte augmente le sentiment d’appartenance et mobilise les gens. Nous apprécions que l’équipe s’implique pour surmonter une problématique, c’est pourquoi nous avons aussi pris l’habitude de partager et célébrer les résultats positifs de l’entreprise tous ensemble, autant pour les gros coups que pour les petites victoires. Que ça soit pour remercier un collègue pour son apport extraordinaire à un projet, féliciter l’équipe qui vient de gagner un pitch, applaudir chaque participant qui a prêté main-forte lors de la réorganisation du bureau ; chaque bon coup vaut la peine d’être partagé.

Étant donné que la transparence fait partie de notre ADN, elle se reflète dans toutes nos relations. Nombreuses sont les fois où un client nous a remerciés d’avoir challengé une décision concernant l’évolution de son produit. Aussi fréquentes sont les occasions où les nouveaux membres de l’équipe nous remercient de leur avoir fourni un portrait authentique de Mirego avant l’embauche, faisant en sorte que maintenant, leur réalité corresponde voire surpasse leurs attentes.

Au-delà de la transparence ; la fréquence

Une fois que nous avons établi que la transparence a des bénéfices, comment ça se passe au quotidien ? Quelles informations sont pertinentes à transmettre ? Attention, être transparent ne veut pas dire TOUT communiquer. Pour nous, c’est surtout de créer des prétextes et des occasions où tous peuvent échanger librement, donner l’occasion de poser des questions et partager les réponses lorsqu’elles sont pertinentes à tous. Que partageons-nous et comment le partageons-nous ? Afin de favoriser l’accès à l’information pour tous, nous avons créé des rituels qui favorisent la transparence.

Les annonces

Comme plusieurs, Slack fait partie de nos outils de communication quotidienne. Nous nous servons du channel #general pour rejoindre tout le monde rapidement. Nous l’utilisons pour faire des annonces comme la confirmation d’un nouveau projet, l’ajout d’un nouvel avantage pour l’équipe ou l’arrivée d’une nouvelle collègue. Ça nous permet d’obtenir la réaction immédiate des gens, de répondre aux questions en direct et de célébrer en équipe ! 

Les rendez-vous bimensuels

Une fois toutes les deux semaines, toute l’équipe se synchronise pour un meeting commun que nous appelons le TGIM, (Thank God it’s Monday). Nous nous servons de cette occasion pour mettre un visage sur les nouveaux membres de l’équipe, faire des annonces qui ont besoin de plus d’explications, mais surtout partager des connaissances et de l’information. C’est le rendez-vous parfait pour parler des résultats du dernier sondage à l’équipe, expliquer pourquoi nous favorisons une nouvelle technologie open-source, présenter un nouvel outil testé par l’équipe de design ou encore sensibiliser les gens à la gestion du stress.

Les Lunch & Updates

À chaque Winterfest (notre « party de Noël »), nous faisons une revue de l’année. Cette initiative annuelle était tellement appréciée de tous qu’elle est devenue trimestrielle. Nous voulions augmenter la fréquence des échanges entre les gestionnaires et l’entièreté de l’équipe autour d’un repas convivial. Les Lunch & Updates sont des occasions de revenir plus fréquemment sur les objectifs, mais aussi de prendre le temps d’expliquer les éléments qui font qu’une direction peut changer, car ce n’est pas vrai que nous attendons un an avant de s’ajuster. Aussi, à chaque Lunch & Updates, nous donnons l’opportunité aux membres de l’équipe de poser leurs questions. Que ce soit sur la révision salariale, l’agrandissement des bureaux ou l’activité du prochain 5@7, toute question est traitée et répondue.

La transparence en temps de crise

S’il est important de communiquer en temps normal, ce l’est encore plus en situation de crise ou d’incertitude. Nous le constatons plus que jamais en faisant face à la COVID-19. Que ça aille bien ou mal, votre équipe ne demande qu’à savoir ce qui se passe. Faire un vrai portrait de la situation permet d’éliminer les incompréhensions, comprendre la direction prise par les gestionnaires et cesser d’anticiper le pire, ce qui aide grandement à diminuer le stress et l’incertitude de tous. 

Pour rester proche de l’équipe, nous avons choisi de nous adapter et d’augmenter la fréquence de nos communications en condensant deux initiatives décrites plus haut, soit les TGIM et les Lunch & Updates qui deviennent les Team Updates, un rendez-vous virtuel hebdomadaire qui permet à l’équipe de savoir ce qui se passe semaine après semaine, de comprendre l’impact réel de la situation, de poser des questions et d’avoir des réponses. 

Peu importe notre rôle dans l’entreprise, personne n’a réponse à tout, personne ne peut prédire l’avenir. Mais mieux vaut affronter la situation que l’ignorer. Même si nous ne sommes pas parfaits, nous n’avons jamais eu autant de bons commentaires sur notre transparence qu’en ce moment d’incertitude totale. 

Le retour du balancier

La transparence fait partie intégrante de notre culture. Pour nous, c’est une façon de partager et d’inspirer.

Il serait faux de dire que la transparence n’engendre pas son lot de défis, surtout face à la confidentialité, mais pour nous, le risque est calculé. Nous sommes toujours gagnants de prendre cette chance, car le retour du balancier est énorme. Nous remarquons une augmentation du sentiment d’appartenance, une mobilisation plus forte de l’équipe, une meilleure compréhension de l’organisation et de son environnement. L’équipe a le goût de s’investir à long terme, car ils sont fiers de participer à la réussite de l’entreprise, fiers de faire partie d’une équipe exceptionnelle et franche et ultimement, fiers de travailler chez Mirego.